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terça-feira, 25 de novembro de 2008

Gestão de Ativos de TI – Economia certa para sua empresa

Olá pessoal, hoje irei falar um pouco sobre sistemas de Gestão de Ativos de TI e quais benéficos podem trazer para empresa.

O que é Gestão de Ativos de TI?

Significa gerenciar todo o ciclo de vida de um parque de equipamentos em informática, desde o planejamento para aquisição, solicitação, recebimento do equipamento, instalação, movimentações e descarte do mesmo para o estoque.

Parece simples, mas é muito complexo gerenciar todas as fases, pois necessitam de uma organização lógica de recursos, departamentos e ferramentas para o controle.

Você pode se perguntar então que o investimento para criar toda a Gestão de Ativos é alto, lhe respondo que o investimento compensa, pois o retorno é significativo, isto explicarei mais adiante.

Fases do Gerenciamento de Ativos

Planejamento para Aquisição

Toda a aquisição de um material mesmo que seja o mais simples, devemos realizar uma análise que respondam as necessidades mapeadas e isto é feito na fase de planejamento.

No caso de equipamentos em TI, a regra é a mesma, pois se tenho a necessidade de adquirir um equipamento, precisa-se ter em mente o real motivo e se não existe equipamentos na organização que possam suprir a necessidade, neste momento começa um dos processos da Gestão de Ativos, que é prover de informações que possa decidir na aquisição de um equipamento.

A área de Gestão de Ativos tem o controle total dos equipamentos da empresa e pode lhe responder através de solicitação se existe algum equipamento na organização que esteja nas condições necessárias.

Caso tenha o equipamento e esteja sendo utilizada, a Gestão de Ativos pode fazer uma análise da capacidade de utilização deste equipamento e se caso seja necessário a disponibilização para a necessidade, a Gestão de Ativos trocará o equipamento por outro para o usuário com capacidade que não afeta a sua produtividade.

Caso não tenha o equipamento, a área de Gestão de Ativos pode fazer uma análise da possibilidade de atualizações dos componentes de algum equipamento para que o mesmo fique nas características solicitadas, assim tendo a economia de somente adquirir peças e não de um equipamento como todo.

Caso o resultado da análise seja a aquisição do equipamento, faz se a solicitação do equipamento específico e aguarda o recebimento.

Recebimento

A Gestão de Ativos gerencia o prazo de recebimento do equipamento solicitado, através de controle sistêmico e de contato com os fornecedores mantendo a base de acompanhamento da solução atualizada até a entrega do equipamento.

Assim que o equipamento é entregue, a Gestão de Ativos faz o controle do recebimento do equipamento, realizando o a verificação do bem como as características, fazendo o cadastramento do mesmo no sistema de gerenciamento de ativos, onde permite a ativação do ativo na organização.

A partir deste momento a Gestão de Ativos tem a condição de gerenciar o ciclo de vida do equipamento, acompanhando todas as fases que o mesmo estará ao longo do seu tempo de vida útil.

Geralmente as empresas dão como vida útil aos equipamentos de informática cinco anos, com o controle correto é possível monitorar e projetar anualmente investimentos de troca dos equipamentos por outros mais atualizados, seja por necessidade (através do crescimento da empresa em aplicações mais robustas) ou por motivo de vida útil.

É possível fornecer uma série de informações para diretoria de TI, sobre o índice de quebra de equipamentos, em garantia ou fora da garantia, que necessitam de atualizações, sucateados, etc.

Economia

O mais importante deste projeto é a economia que proporciona a partir do momento em que todo o processo for implantado, pois com melhores controles sobre os equipamentos é possível realizar projeções e tomar decisões que resultam em economia para a empresa.

É possível saber se existem equipamentos que estão instalados no parque ativo da empresa que não estão sendo utilizados, pois a área de Gestão de Ativos monitora os equipamentos que estão ativos na rede, assim distribuindo todo o parque para que fique ativo somente os equipamentos que estão sendo utilizados, gerando economia com energia elétrica, suporte, etc.

Case de sucesso

Um tempo atrás fiz um projeto de implantação da área de Gestão de Ativos em uma empresa que tinha um parque de 10.000 desktops em todo o território brasileiro, após dois anos de trabalho tivemos uma economia de setecentos mil reais no primeiro ano e mais de um milhão de reais no último ano, gerando uma economia ao longo de dois anos de mais de 1,5 milhão.

Este cenário foi devido a excelência na gestão e de todos que participaram do projeto e tiveram o apoio muito forte da empresa que solicitou a implantação dos serviços de Gestão de Ativos.


Estes valores se resumiram economia financeira nas seguintes categorias:

  • Manutenção
  • Suporte
  • Sucateamento
  • Atualização de Equipamentos
  • Furtos
Há muito que falar sobre Gestão de Ativos, os controles, as ferramentas de gerenciamento, entre outros, irei divulgar em outras publicações.

Caso queiram maiores informações, comentários a respeito do assunto, favor entre em contato, através do meu e-mail ricardo@itgo.com.br ou se preferir comente esta publicação.

Um abraço a todos!

quarta-feira, 19 de novembro de 2008

Outsourcing qual o significado, como implantá-lo e quais benefícios?


Apresentação


Hoje explicarei um pouco sobre outsourcing que já algum tempo virou tendência mundial onde no primeiro momento implantado em grandes organizações e aos poucos estendendo para médias e pequenas empresas.


Qual o significado?


Outsourcing (em inglês, "Out" significa "fora" e "source" ou "sourcing" significa fonte) designa a ação que existe por parte de uma organização em obter mão-de-obra de fora da empresa, ou seja, mão-de-obra terceirizada. Está fortemente ligada a idéia de subcontratação de serviços.


Em outras palavras, "Outsourcing" é a transferência das atividades conhecidas como atividades meio, e nunca as atividades fins (produto final), para uma empresa terceirizada.


Fonte: Wikipedia.


Comentário


A informação acima representa o real significado da palavra (termo em inglês) e explica a ação e o termo como é utilizado.


Ainda existem pessoas que tem restrições em contratar empresas por realmente entender que está transferindo atividades que são conhecidas pela empresa, porém hoje em dia, existem diversas empresas que são especializadas e que através de um contrato bem feito, com clausulas de medição de serviços, prazos de atendimento, entrega etc. é possível manter ou melhorar o padrão de qualidade e resultados da sua empresa.


Como a própria explicação do significado acima menciona a transferência das atividades para uma empresa terceirizada sempre deve ser realizado para atividade do meio e nunca para atividades do fim (produto final).


Como identificar o que é atividades do meio e o que é atividades do fim?


Muito simples atividades do meio são atividades operacionais da empresa que preparam ou complementam o produto final, exemplo:


Um comércio qualquer onde o foco é venda de produtos, e há necessidade de criar publicações, marketing, ou seja, atividades ligadas à promoção de seus produtos podem terceirizar o serviço para uma agencia de publicidade e propaganda.


O exemplo acima evidencia exatamente uma atividade que não é o foco e nem o produto final da empresa, mas é uma atividade importante que sem ela a empresa não vende e por questões de custos, gerenciamento e resultado há necessidade de terceirizar o serviço para uma empresa especializada.


Como implantá-lo?


Primeiramente é necessário identificar a necessidade, que pode ser por vários motivos alguns deles temos que reconhecer que não somos “experts” no assunto ou não temos como gerenciá-lo diariamente, ou se tiver que gerenciar temos que contratar novos recursos. Existem outras necessidades que devem ser identificadas, como isenção de impostos, justificativa de custos, espaço físico, contratação de recursos humanos, equipamentos, atualizações, etc.


Depois de identificado a necessidade é o momento de procurar uma empresa, capaz de realizar uma consultoria que possa ouvir bem a sua necessidade e montar uma estratégia de serviços que esteja de acordo com a sua realidade e apresentar de forma clara e objetiva todos os itens e os resultados que possam ser atingidos ou não e quais serão os riscos caso ocorram.


O custo mensal e anual deve estar claro, para que a sua empresa possa preparar para o investimento a ser realizado.


Um ponto importante é a empresa prestadora de serviços terceirizados sempre fornecer dados estatísticos de satisfação do cliente, resultados alcançados, se os resultados estão de acordo com a entrega acordada, etc.


Deverá existir uma programação (cronograma) com inicio, meio e fim com as responsabilidades definidas (prestador / cliente) mapeado os riscos e as necessidades em cada fase.


Tendo estas preocupações que são as principais é possível implantar uma terceirização em um serviço operacional com sucesso.


Cada caso deverá ser bem estudado pelas partes envolvidas, pois também é o objetivo de uma empresa prestadora de serviços terceirizados oferecer a melhor solução ao cliente.


Benefícios


São muitos benefícios que pode trazer a uma empresa que optam por terceirizar seus serviços elenco alguns deles que acho importante:



  • Acessos a novos recursos humanos e tecnologia.

  • Transparência no estabelecimento de prioridades.

  • Maior visibilidade dos custos.

  • Controle claro e objetivo de cronogramas.

  • Objetividade na negociação.

  • Transferência do risco de parte da atividade para terceiros.

  • Redução de custos.

  • Atualização tecnológica, sem a necessidade de investimento.

  • Alivio na estrutura organizacional.

  • Economia de recursos humanos, materiais, equipamentos, etc.

  • Liberação de espaço físico na empresa (racionalização de Layout).

  • Valorização profissional (oportunidade de montar negócios).

  • Foco no objetivo final da empresa.

Espero que tenham gostado da matéria.


Dúvidas, sugestões, etc. podem mandar para meu e-mail ricardo@itgo.com.br.

terça-feira, 18 de novembro de 2008

Boas Vindas!

Bem vindo ao blog da ITGo! Tecnologia.

Fico feliz por estar acessando o nosso conteúdo.

Estarei publicando informações úteis do mundo da tecnologia da informação, que entendo que são importantes para divulgar projetos e casos de sucesso que podem ser utilizados como referência e implantá-los no seu negócio.

Lembro que sempre é necessário a consultoria de um profissional ou empresa especializada no assunto antes de iniciar qualquer projeto, pois a consultoria serve para entender as suas necessidades e transformá-las de acordo com a realidade da empresa, estimando através de relatórios o projeto, benefícios, custos, prazos de desenvolvimento e implantação.

Espero que sejam úteis e agradáveis as informações que publicarei.

Caso tenha algum assunto que gostaria que fosse mostrado ou até mesmo dúvidas e sugestões sobre os conteúdos envie um e-mail que em breve estarei respondendo.

Um forte abraço a todos!